Manajemen
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal
Etimologi
Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutamanya "mengendalikan kuda" yang berasal dari bahasa latin manus yang berati "tangan". Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti "kepemilikan kuda" (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Era ini ditandai dengan berkembangan perkembangan ilmu manajemen dari kalangan insinyur—seperti Henry Towne, Frederick Winslow Taylor, Frederick A. Halsey, danHarrington Emerson Manajemen ilmiah, atau dalam bahasa Inggris disebut scientific management, dipopulerkan oleh Frederick Winslow Taylor dalam bukunya yang berjudul Principles of Scientific Management pada tahun 1911. Dalam bukunya itu, Taylor mendeskripsikan manajemen ilmiah adalah "penggunaan metode ilmiah untuk menentukan cara terbaik dalam menyelesaikan suatu pekerjaan." Beberapa penulis seperti Stephen Robbins menganggap tahun terbitnya buku ini sebagai tahun lahirya teori manajemen modern
Fungsi manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu:
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha
Prinsip manajemen
Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubahMenurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari
1. Pembagian kerja (Division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan, semangat korps
Bidang manajemen
§ Manajemen pergantian
§ Manajemen komunikasi
§ Manajemen constraint
§ Manajemen biaya
§ Manajemen harga pendapatan
§ Manajemen enterprise
§ Manajemen fasilitas
§ Manajemen integrasi
§ Manajemen mikro
§ Manajemen sakit
§ Manajemen pandangan
§ Manajemen program
§ Manajemen produksi
§ Manajemen kualitas
§ Manajemen keahlian
§ Manajemen pengeluaran
§ Manajemen sistem
§ Manajemen waktu
§ Manajemen personalia
§ Manajemen organisasi
Manajemen adalah gabungan pelaksanaan fungsi-fungsi
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan
(actuiting), dan pengawasan/pengendalian (controlling) untuk
mencapai suatu tujuan tertentu dalam waktu yang ditentukan.
Defenisi lain tentang manajemen adalah sebagai perpaduan
pelaksanaan fungsi-fungsi rencana (plan), kerjakan (do), periksa
(check) dan aksi (action) untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu
tertentu pula. Selain itu, ada yang menerapkan model fungsi-fungsi
manajemen yang terkait dengan manajemen mutu (seperti ISO
9001:2008) yaitu rencana (plan), kerjakan (do), kajian (study) dan
tindakan (action).
Profesional diartikan sebagai ciri-ciri kekuatan yang dimiliki
oleh seseorang berupa kemampuan terhadap suatu bidang keahlian
(kompetensi), kesiapan melakukan kompetisi, kemampuan melakukan
efisiensi waktu dan kerja, keterampilan, pandai membaca situasi dan
keadaan, berpengalaman, memiliki sifat dan hasil kerja yang
mengagumkan.
Manajemen profesional didalam konteks SDM adalah
pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan mutu SDM
secara profesional. Lawannya adalah manajemen amatiran yang ciricirinya bertentangan dengan ciri-ciri manajemen profesional.
Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM
dapat dilihat dari sisi operasional dan manajerial yakni:
1) Memperoleh dukungan top manajemen.
2) Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal
organisasi.
3) Memiliki program jangka panjang dan berkesinambungan.
4) Berorientasi ke masa depan dengan pendekatan holistic
(menyentuh unsur perasaan/spiritual).
5) Melaksanakan prinsip efisiensi dan efektivitas.
6) Melakukan tindakan secara terencana/terprogram.
7) Melakukan monitoring, evaluasi serta menerima umpan-balik.
8) Karyawan dan pimpinan unit yang:
a. memiliki kompetensi atau keakhlian dan pengalaman
panjang di bidangnya. 3
b. haus dan berani pada tantangan.
c. inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.
d. Memiliki integritas tinggi.
e. menghargai profesi lain.
f. selalu siap menghadapi segala resiko.
g. bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.
9) Mampu menggunakan teknologi tepat guna.
10) Kepemimpinan dalam membangun komitmen.
11) Semua lapisan berpartisipasi aktif dalam semua aktivitas.
12) Kerjasama Tim solid.
13) Memberikan penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi
(kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan
dan promosi karir).
14) Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi
yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikanpelatihan bersinambung.
15) Memiliki budaya korporat: transparansi (terbuka),
independensi (tidak bergantung), responsive (cepat tanggap),
akuntabilitas (dapat dipertanggungjawabkan), dan jujur.
Pembahasan
Pentingnya Manajemen Profesional Untuk Mengatasi
Kemunduran Birokrasi Dalam Pelayananan Publik
Kecenderungan birokrasi dan birokratisasi pada pada layanan
publik didalam lingkungan masyarakat modern benar-benar dipandang
memprihatinkan. Tidak hanya dalam institusi pemerintah juga dalam
institusi-institusi swasta yang sudah merasa mapan, sehingga
diramalkan bahwa semakin menggejalanya dan berkembangnya
praktek-praktek birokrasi yang paling rasional sekalipun, tidak bisa
lagi dianggap sebagai kabar gembira, karena justru akan merupakan
pertanda malapetaka dan bencana baru yang menakutkan (Blau dan
Meyer, 2000: 3).
Menurut Islamy (1998:8), birokrasi di kebanyakan negara berkembang
termasuk Indonesia cenderung bersifat patrimonialistik: tidak efesien, 4
tidak efektif (over consuming and under producing), tidak obyektif,
menjadi pemarah ketika dikontrol dan dikritik, tidak mengabdi kepada
kepentingan umum, tidak lagi menjadi alat rakyat tetapi telah menjadi
instrumen penguasa dan sering tampil sebagai penguasa yang sangat
otoritatif dan represif.
Manajemen Profesional vs Kekeluargaan
Bila kita pernah mendengar salah seorang dari karyawan
senior berkata, “dulu waktu masih dipimpin bapak A, kita enak ya…”
atau mungkin pernah dengar seperti ini, “sekarang ini nggak kayak
dulu, peraturan makin banyak, dulu kayaknya kita kerja rela-rela aja
berkorban waktu meskipun nggak dibayar”.
Semua itu adalah salah satu proses evolusi dari manajemen
kekeluargaan ke manajemen profesional. Namun seringkali hal ini
tidak dipahami oleh orang-orang yang tidak siap untuk berubah.
Apakah profesionalisme itu kejam? atau sebaliknya. Apakah
manajemen kekeluargaan itu baik? Masing-masing memang ada nilai
lebih dan kurang-nya.
Perlu dipahami bahwa bila suatu perusahaan tetap mempertahankan
model manajemen kekeluargaan, maka perusahaan tersebut sering kali
tidak dapat berkembang pesat. Titik lemah manajemen keluarga lebih
pada ketergantungan terhadap orang, dan fleksibilitas yang sangat
tinggi menyebabkan suatu peraturan sangat tergantung pada
keberadaan pemilik dan kedekatan emosional antar pemilik dan
pekerja, sehingga dalam pengukuran kinerja terlihat sangat subyektif.
Sedangkan manajemen profesionalisme terkesan kaku dan kejam,
tetapi sesungguhnya perlakuannya sangat obyektif. Namun hal ini
tetap tergantung pada manajer atau direkturnya. Karakter setiap
manajer atau direktur perusahaan akan mempengaruhi proses
manajemen profesionalisme ini.
Mengapa Harus Manajemen Profesional
Tidak jarang pelaksanaan program pengembangan mutu
sumberdaya manusia oleh suatu organisasi mengalami kegagalan. Hal
demikian dipengaruhi oleh beragam faktor pemahaman tentang 5
budaya organisasi, input, proses perencanaan, pengendalian dan hasil
pelaksanaan program secara terpisah atau secara bersama-sama. Bila
satu faktor ada yang kurang, maka akan mengganggu keberhasilan
pelaksanaan program.
Faktor-faktor tersebut antara lain:.
1) Budaya organisasi: sistem nilai, norma dan perilaku pimpinan
dan anggota organisasi yang kurang mendukung pencapaian
misi, visi dan tujuan organisasi.
2) Sistem nilai: perpaduan subsistem nilai organisasi dan
subsistem nilai pelaku organisasi; misalnya perpaduan
kepentingan organisasi dan kepentingan individu dan eksternal.;
pandangan terhadap produktifitas, efisiensi sebagai sistem nilai,
dan sebagainya.
3) Norma: pernyataan perbuatan baik-buruk, benar-salah atas
suatu pekerjaan.
4) Perilaku: motif, kehendak, kecerdasan (intelektual, emosional
dan spiritual) dan tindakan seseorang dalam mencapai tujuan
organisasi dan pribadinya.
5) Input organisasi: keterbatasan dalam faktor-faktor:
Sumberdaya manusia, bahan baku, anggaran, fasilitas,
teknologi, informasi, sumberdaya lain seperti lahan di sektor
pertanian.
6) Proses perencanaan: Ketersediaan data dan informasi kurang,
keterbatasan jumlah dan mutu sumberdaya manusia, metode
perencanaan yang tidak tepat, teknologi tepat guna tidak
tersedia, dan dimensi waktu dan ruang yang tidak jelas.
7) Pengendalian: Kepemimpinan yang lemah dalam
mempengaruhi subordinasi, sistem koordinasi tidak efektif,
metode monitoring dan evaluasi tidak dilakukan atau tidak
efektif, dan umpan balik tidak dilakukan.
8) Output: Jumlah dan mutu hasil pengembangan SDM rendah,
tidak efisien dan tidak efektif, benefit ekonomi dan sosial
rendah. 6
Jadi kegagalan pelaksanaan suatu program pengembangan mutu SDM
dapat disebabkan oleh dua hal, yaitu: aspek manajerial dan aspek
operasional.
Aspek Manajerial: penerapan fungsi-fungsi planning, organizing,
actuiting, dan controlling (POAC) atau plan, do, check dan action
(PDCA) yang tidak berjalan efektif.
Aspek Operasional: penggunaan sumberdaya yang terbatas dan
metoda yang tidak tepat atau pengelolaan sumberdaya yang tidak
optimal.
Kegagalan pelaksanaan program pengembangan mutu SDM
dicirikan oleh pencapaian tujuan organisasi yang tidak sesuai dengan
harapan atau standar kerja atau organisasi. Hal itu bisa jadi karena
tidak diterapkannya prinsip-prinsip manajemen profesional.
Kegagalan tersebut akan berakibat pada beberapa hal berikut:
kerugian materi, kerugian finansial, kerugian nama organisasi,
penurunan kesejahteraan karyawan, penurunan motivasi/semangat
kerja karyawan, daya saing organisasi semakin rendah. Implikasi dari
kegagalan program maka perusahaan perlu melakukan tindakantindakan:
1) Telaah ulang misi, visi dan tujuan organisasi.
2) Restrukturisasi organisasi.
3) Restrukturisasi dan peningkatan mutu personalia.
4) Manajemen perubahan.
5) Manajemen profesional.
Tidak dapat dipungkiri berbagai dimensi kehidupan
masyarakat di era global termasuk perkembangan ilmu pengetahuan,
teknologi, telekomunikasi dan transportasi semakin begitu
berkembang. Ada kecenderungan organisasi yang semakin modern
dicirikan oleh semakin majunya penggunaan IPTEK mutakhir.
Sementara itu kebutuhan masyarakat akan tuntutan mutu produk
semakin tinggi saja. Persaingan bisnis menjadi hal yang biasa.
Di sisi lain setiap organisasi khususnya bisnis belum tentu sudah siap
menghadapi perkembangan tersebut. Masih banyak organisasi yang
berorientasi pada kemapanan, berpikir dan bertindak seketika, tidak
berorientasi ke depan dan sangat sedikit sekali menerapkan IPTEK
Pengertian Oganisasi
Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.”
Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.”
3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
James D Mooney berpendapat bahwa “Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.
Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa “Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.
Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa “Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.” (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives).
Bentuk-bentuk Organisasi
Organisasi Garis
Bentuk organisasi tertua dan paling sederhana. Ciri-ciri bentuk organisasi ini adalah organisasinya masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Organisasi Garis dan staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu, tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.
Organisasi fungsional
Organisasi yang disusun atasdasar yang harus dilaksanakan organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Organisasi Panitia
Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.
Organisasi ini dan Staf
Staf tugasnya memberi layanan dan nasihat kepada manager dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan
Prinsip-Prinsip Organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
- Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
- Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
- Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
- Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
- Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
- Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
- Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai
